Лабораторная работа 7. Создание отчетов

Цели работы:

• научиться создавать отчеты;

Задание 1. Откройте свою учебную базу данных «Компьютерная школа».

Задание 2. Создайте автоотчет в столбец на основании запроса Адрес.

· Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

· Щелкните по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет: в столбец и в качестве источника данных запрос Адрес.

· Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.

· Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес изменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

· Откройте закладку Запросы и выделите запрос Адрес.

· Откройте запрос в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.

· Введите условие отбора фамилии: Баранова.

· Выполните запрос, щелкнув по кнопке . Сохраните его и закройте.

· Перейдите на закладку Отчеты. Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только одного человека – Барановой.

Задание 3. Создайте ленточный автоотчетна основании запроса Номера телефонов.

· Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

· Щелкните по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет: ленточный и в качестве источника данных запрос Номера телефонов.

· Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра.

· Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.

Пояснение: Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов.

· Откройте закладку Запросы и выделите запрос Номера телефонов.

· Откройте запрос в режиме Конструктор.

· Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию] (рис.1.) Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.

· Выполните запрос, щелкнув по кнопке . Появится диалоговое окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию.

· Введите фамилию Корнилова и щелкните по кнопке ОК.

· Сохраните запрос и закройте его.

· Перейдите на закладку Отчеты

· Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корнилова. В списке вывода будут данные только одного человека.

Задание 4. Внесите изменения в готовые отчеты.

· Если вы закрыли отчет Номера телефонов, то откройте его заново.

· Щелкните по кнопке - Вид для перехода в режим Конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

Справочная информация: В окне Конструктор отчетов находятся пять областей:

Заголовок отчета – все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета;

Верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;

Область данных – содержит собственно записи;

Нижний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы;

Примечание отчета – все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.

В окне Конструкторотчетов, представленном на рис. 2, в заголовке отчета находится надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле – заголовки столбцов вывода, в области данных – записи, в нижнем колонтитуле – дата текущего дня.

· Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Смените цвет букв, их размер и шрифт.

· Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке . Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите что получилось.

· Закройте отчет предварительно сохранив его.

Задание 5. Создайте отчет Справка с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром Справка (рис.3.), в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.