Совершенствование первичного учета и документального отражения операций по учету затрат

Одним из главных условий совершенствования учета на предприятии является применение единых унифицированных форм документов. Так, к моменту прохождения практики было замечено, что не всегда используются одинаковые формы документов, также, документы заполняются не надлежащим образом.

В имеющихся документах по учету затрат и выхода продукции (ведомость расхода семян, лимитно-заборные карты, и др.) все реквизиты должны быть заполнены правильно, наличие всех подписей в документах обязательно. Для этого главному бухгалтеру предприятия необходимо усилить дисциплину бухгалтерской службы.

В ООО «Палёнское» отсутствует график документооборота, а этот документ могут потребовать налоговые органы при проведении проверок. Его отсутствие является несоответствием требований нормативных документов.

Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

1. Повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);

2. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации; оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др., приведение названий документов в соответствии с содержанием).

Дублирование документооборота происходит в том случае, если информационные потоки, предназначенные разным пользователям для разных целей, формируются на основе одних и тех же первичных документов.

Эффективная работа бухгалтерской службы (ведение бухгалтерского учета) невозможна без организации и соответствующего регулирования порядка и сроков поступления первичных документов, их обработки, составления сводных документов и т.п. – документооборота, который регламентируется специальным графиком. Следовательно, обязательным элементом учетной политики должен являться график документооборота – схема направления движения документов и сроки их представления в соответствующие подразделения организации и централизованную бухгалтерию.

В графике документооборота должны закрепляться порядок и сроки составления и представления как унифицированных форм первичных учетных документов, так и самостоятельно разработанных организацией форм первичных и сводных учетных документов.

Негативным фактором в ООО «Палёнское» является то, что часто первичная документация поступает в центр обработки информации с опозданием. Чтобы избежать подобных ситуаций, в организации должно составляться специальное приложение к учетной политике - график документооборота. Он должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

В учетной политике не нужно подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации.

В ООО «Палёнское» отсутствует график документооборота. Поэтому в целях усовершенствования на предприятии следует разработать график документооборота, который будет отражать движение первичных документов. Примерный вид графика документооборота представлен в таблице 14.

Таблица 14– График документооборота ООО «Палёнское»

Также следует уделить внимание функциональному назначению внутрихозяйственного контроля особенно перед составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности: его введение позволит получать объективные данные качестве всей учетной работе на предприятии.

Вышеперечисленные методы совершенствования форм предоставления учетной информации о готовой продукции и ее продаже, контроля за ее достоверностью в целом позволять достичь более рациональной организации учетной работы, в т.ч. и учета затрат.